C’est le rêve de nombreux designers ambitieux et de jeunes architectes : être son propre patron, avoir une autonomie créative, une liberté financière et une grande flexibilité professionnelle. Mais créer un cabinet d’architecture au Sénégal est très différent de pratiquer ou d’étudier la profession. Une entreprise prospère nécessite des compétences appropriées en matière de développement commercial d’architectes , qui sont rarement enseignées dans les programmes de formation en architecture.
Être architecte agréé ne suffit pas pour se lancer. En fait, il existe de nombreux risques potentiels, sans parler des répercussions juridiques liées à la création de votre propre entreprise sans planification adéquate. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide étape par étape qui, nous l’espérons, vous aidera à vous mettre sur la bonne voie et à démarrer en toute confiance.
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Gestion d’entreprise/Automatisation des tâches administratives pour les architectes
Faire partie du monde des affaires en tant qu’architecte peut être beaucoup plus éprouvant que vous ne le pensez. Cela s’applique particulièrement lorsque vous devez gérer plusieurs aspects des opérations commerciales qui ne vous incombaient peut-être pas à l’origine. Il est fatigant et chronophage de gérer plusieurs aspects de l’entreprise. Vous pouvez avoir plusieurs tâches liées à l’entreprise en attente, telles que :
- Courriels et communication avec les clients
- Gestion des plannings avec les prospects et les clients
- Suivi des prospects
Vous pensez peut-être que tout cela fait partie de la gestion de votre entreprise d’architecture, mais ce n’est pas tout à fait vrai. Oui, les opérations commerciales peuvent devenir écrasantes, créant le sentiment constant que vous n’êtes pas aussi efficace que vous le souhaiteriez dans vos tâches administratives, mais les outils d’automatisation des services professionnels peuvent vous aider.
Il existe toujours une limite à ce que vous pouvez réaliser manuellement dans les tâches administratives. C’est pourquoi les professionnels de diverses niches ont désormais recours à l’automatisation des tâches.
L’automatisation des tâches administratives est assez similaire aux autres tâches d’automatisation en entreprise (données, rapports, etc.). Il s’agit de laisser les outils automatisés gérer les opérations de back-office, tout en étant en mesure de se concentrer sur les aspects plus stratégiques de la gestion de votre entreprise.
Ces outils ont plus de capacités que vous ne le pensez, à condition de savoir les utiliser. Avec la demande croissante d’assistants personnels pour la gestion des tâches administratives des entreprises, petites et grandes, l’automatisation est définitivement la voie à suivre.
Utiliser le temps comme excuse pour ne pas terminer certaines tâches aura un impact négatif sur votre réputation professionnelle. Il est donc préférable de choisir un outil d’automatisation administrative pour effectuer cette tâche.
Dans le monde des affaires, on croit souvent à tort que plus on travaille, plus on a de chances de réussir. Même si cela semble formidable, c’est loin d’être la réalité. Se surmener ne garantit pas vraiment la réalisation de ses objectifs à long terme. La plupart des gens qui travaillent plus pour se développer finissent par avoir affaire à plus d’appels téléphoniques, de personnes et de courriels.
Tout se résume à cette simple question : dans quelle mesure pouvez-vous gérer vos processus métier ? De nombreuses personnes ne comprennent toujours pas pleinement les avantages et les applications des outils d’automatisation de l’administration. Pour vous aider à mieux comprendre tout le potentiel de ces outils, nous avons répertorié les principaux avantages de l’automatisation de certains aspects de votre entreprise.
1. CRM
CRM, ou logiciel de gestion de la relation client, est l’une des solutions numériques les plus populaires au monde pour le suivi des prospects, des factures impayées et de la qualité des prospects. CRM contrôle la plupart des processus commerciaux, permettant de meilleures options de gestion. Les utilisateurs peuvent facilement rationaliser leurs opérations commerciales grâce à des capacités de surveillance .
Saviez-vous que 75 % du temps de démarrage est consacré à la gestion de l’entreprise et non à la conception ? Il faut plus de la moitié des opérations, des compétences et des capacités de l’entreprise pour mener à bien ces tâches. Mais avec l’aide d’un CRM d’architecte , vous pouvez rendre le processus beaucoup plus fluide.
2. Programmation
Grâce à l’automatisation de l’administration, vous pouvez adopter une approche non interventionniste de la planification. Les plateformes de tâches automatisées sont désormais équipées d’outils de planification et de réservation plus simples et intégrés.
Les utilisateurs peuvent ajouter leurs préférences de disponibilité à l’outil et le laisser gérer tout. Grâce à la planification, tout ce que vous aurez à faire est de surveiller. Les annulations, la disponibilité et même la prise de paiement pour réserver sont disponibles directement au sein de la plateforme, ce qui simplifie les choses.
3. Portail client et formulaires
L’automatisation simplifie la création de portails clients et de formulaires pour la collecte de données. Vous pouvez collecter des données utilisateur, créer des formulaires et des questionnaires spécifiques et répondre en toute transparence aux exigences d’intégration des clients.
Bonsaï est l’une des meilleures options pour les entreprises à grande échelle, vous permettant de mieux gérer les projets de vos clients, garantissant ainsi que votre entreprise continue de croître !
Voici 6 étapes pour démarrer votre propre cabinet d’architecture à partir de zéro :
6 étapes pour créer votre propre cabinet d’architecture
Avant de commencer à distribuer vos cartes de visite, vous devez vous assurer que votre cabinet d’architecture est bien établi, ce qui nécessite de suivre quelques étapes de base mais essentielles. Pour vous donner la meilleure longueur d’avance, examinons les principaux aspects dont vous devez tenir compte.
1 – Ayez un plan d’affaires clair
Peu importe que vous débutiez ou que vous soyez en affaires depuis un certain temps. Vous devez disposer d’un plan d’affaires solide et détaillé pour définir les spécificités de votre entreprise et identifier certaines inconnues.
Cela comprend la connaissance de vos dépenses de démarrage et de fonctionnement, la définition de votre marché cible, ainsi que les prix et les marges bénéficiaires. Vous devez décider de choses telles que si vous démarrez l’entreprise à domicile ou si vous louerez un bureau professionnel, les types de clients et de projets sur lesquels vous souhaitez vous concentrer, ou si vous souhaitez faire de la gestion d’entreprise ou vous concentrer davantage sur la conception.
En outre, prévoyez les coûts du matériel, des logiciels, des services publics, des licences, du développement du site Web, des dépenses de marketing et des nombreux autres outils nécessaires à la gestion de l’entreprise. Vous devez les adapter à vos objectifs financiers et à la taille de votre entreprise.
2 – Construisez votre équipe
Pour réussir en tant que propriétaire d’entreprise, vous devez anticiper vos besoins en matière de soutien et savoir exactement de quoi il s’agira. Vous devez constituer une équipe autour de compétences spécifiques qui pourraient vous faire défaut et vous concentrer davantage sur vos points forts. Il est utile d’avoir une équipe dédiée en numérotation abrégée (même si vous ne l’utilisez pas à plein régime), afin qu’elle puisse vous aider rapidement en cas de besoin.
Il faudra peut-être un certain temps pour comprendre cela, surtout au début, quand tout semble se produire en même temps. Mais vous y arriverez, il vous suffit de savoir ce que vous recherchez. Bien sûr, vous devrez assumer plusieurs de ces rôles au début, mais essayez d’obtenir autant de soutien que vous pouvez vous le permettre. Ce sont quelques-uns des principaux aspects de l’entreprise que vous devrez éventuellement couvrir.
Gestion de projet
Les chefs de projet sont essentiels pour répondre aux attentes des clients et rationaliser les processus une fois que ces nouveaux projets commencent à arriver. Vous serez probablement en mesure de vous attaquer à tous les aspects vous-même au début (budgétisation, suivi du temps, respect des délais, mise à jour des clients, etc…), mais à mesure que votre charge de travail augmente, il est important d’avoir un chef de projet dédié pour vous décharger de ces tâches chronophages.
Développement des affaires
Le développement commercial d’un architecte fait référence à un large éventail de stratégies, de plans et de projets visant à améliorer l’entreprise. C’est toujours une bonne idée d’avoir quelqu’un en charge de prendre des décisions stratégiques et capable d’identifier les menaces potentielles, les marchés émergents ainsi que le potentiel de croissance de l’entreprise.
Tous les aspects de votre cabinet d’architecture, tels que les ventes, le marketing, les ressources humaines, la comptabilité, les finances, le développement de produits et la gestion des fournisseurs, bénéficieront d’un impact positif grâce à un développement commercial efficace. Il existe de nombreuses applications d’architecture pour vous aider à gérer le flux de travail de votre entreprise.
Planification financière
La planification financière comprend la projection des revenus, la dotation en personnel, les frais généraux et la planification des bénéfices. Une planification financière appropriée est tout aussi essentielle que vos excellentes compétences en conception pour assurer le bon déroulement du projet. Cela peut prendre du temps, mais ne pas lui accorder l’attention qu’il mérite peut vous coûter tout votre cabinet d’architecture.
Commercialisation
Pour réussir, votre cabinet d’architecture doit disposer d’un flux constant de clients potentiels. C’est pourquoi le marketing est de la plus haute importance. Même si au début vous ne disposez pas du budget ou du personnel suffisant, assurez-vous de couvrir cet aspect en élaborant vous-même une stratégie marketing et en développant vos compétences en matière de réseautage.
Ressources humaines
Cela ne constitue peut-être pas une nécessité immédiate au début de votre activité (surtout si vous êtes enregistré en tant qu’entreprise individuelle), mais gardez-le à l’esprit si vous envisagez de vous développer prochainement.
Toute entreprise ayant des employés a besoin de ressources humaines pour l’aider à trouver et à conserver des employés qualifiés afin d’augmenter la productivité de votre entreprise. De plus, les RH s’assurent que toutes les réglementations de l’entreprise, de l’État et fédérales sont respectées.
3 – Obtenez votre licence et vos autorisations
Sans les autorisations et licences requises, les cabinets d’architecture risquent de payer de lourdes amendes, voire la fermeture de votre entreprise. Les exigences légales spécifiques à chaque État peuvent différer , mais en règle générale, les sociétés d’architecture doivent employer un nombre minimum d’architectes agréés, dont au moins un possède une licence délivrée par l’État.
Un certain niveau de scolarité, une expérience professionnelle et la réussite d’un examen sont souvent des conditions requises pour obtenir une licence d’architecte. Certains États exigent l’acquisition d’une licence distincte pour une entreprise d’architecture. Renseignez-vous auprès de votre ville, de votre municipalité ou de votre greffe pour vous assurer que vous remplissez toutes les conditions requises pour diriger votre propre cabinet d’architecture.
4 – S’inscrire en tant qu’entreprise
L’enregistrement de votre entreprise peut varier en fonction de sa taille et de l’État dans lequel vous vivez. Mais en général, voici les étapes de base que vous devrez suivre.
Choisir une structure d’entreprise
Tout d’abord, vous devez décider de la structure de votre entreprise (également appelée entité commerciale). Cela déterminera la manière dont vous déclarez vos impôts, la manière dont votre entreprise est gérée au quotidien et la part de vos actifs personnels qui est en danger en cas de faillite de votre entreprise. Les structures d’entreprise les plus courantes sont l’entreprise individuelle, la société à responsabilité limitée (LLC) , la société de personnes et la C-Corp. Une entité juridique vous séparera de l’entreprise et vous aidera à atténuer les litiges liés à vos actifs personnels.
Enregistrer un nom d’entreprise
L’étape suivante consiste à enregistrer votre nom pour votre propre entreprise. En règle générale, le processus de création de différentes entités telles que les LLC et les sociétés comprend l’enregistrement d’un nom commercial. Cependant, vous devrez peut-être si vous créez une entreprise individuelle ou une société de personnes et choisissez un nom d’entreprise qui n’est pas le vôtre.
Enregistrement d’État et local
Après avoir effectué toutes les démarches d’enregistrement au niveau fédéral, vous devrez probablement enregistrer votre entreprise auprès d’une ou plusieurs entités étatiques ou locales, telles que les bureaux des impôts. Vous devrez peut-être également vous inscrire auprès de votre agence d’État pour déclarer les impôts sur les salaires si vous avez l’intention de gérer la paie.
5 – Ouvrir un compte bancaire professionnel
Si vous ne séparez pas vos finances personnelles et professionnelles, tous vos biens personnels (maison, véhicule, etc.) sont en danger si votre entreprise est poursuivie en justice. C’est ce que l’on appelle en droit des affaires « lever le voile de votre société ». Mais les avantages d’un compte bancaire professionnel dédié vont au-delà de la simple protection de votre argent.
L’établissement de dossiers d’entreprise (et de crédit) peut vous aider à obtenir des prêts, des cartes de crédit et d’autres financements sous le nom de votre entreprise plutôt que le vôtre, ainsi qu’à obtenir de meilleures conditions et limites de crédit. De plus, garder les finances de votre entreprise séparées peut faciliter grandement la comptabilité et la déclaration des impôts.
6 – Souscrivez une assurance entreprise
L’assurance entreprise est tout aussi nécessaire que vos licences et permis. Elle protège la stabilité financière de votre entreprise en cas de pertes couvertes. Il existe de nombreux types de polices d’assurance, et celle que vous choisirez dépendra des différents risques auxquels votre cabinet d’architecture pourrait être confronté.
Si vous n’êtes pas sûr de ce dont vous aurez besoin à l’avenir, souscrire une assurance responsabilité civile générale est un excellent point de départ. Cette police protège généralement les architectes contre les dommages causés par des tiers, la perte et le vol de biens de tiers, ainsi que les dommages causés par des publicités.
Si vous avez des employés, une autre option courante est l’assurance contre les accidents du travail. Les employés qui ont subi des blessures liées au travail peuvent utiliser cette couverture pour couvrir leurs frais médicaux et leur perte de revenus.
Ces plans comprennent généralement une assurance responsabilité civile de l’employeur qui protège les propriétaires d’entreprise contre les litiges liés aux blessures sur le lieu de travail. N’oubliez pas que des contrats spécifiques, en particulier lorsque vous travaillez sur des projets de grande envergure, peuvent vous obliger à souscrire une couverture supplémentaire telle qu’une assurance responsabilité civile professionnelle.
